Slim & efficiënt documenten maken in Microsoft365

Huibert
1-feb-2021 9:12:08

Waarschijnlijk herken je het wel. Nog even snel een document maken of een presentatie in elkaar draaien, maar waar is nu het juiste template of format? Omdat je verder moet pak je maar een eerder gebruikt document en past dat aan…. Vaak gaat dat goed maar lang niet altijd. Dat kan resulteren in documenten met onjuiste informatie of veel handmatig werk om deze onjuiste informatie aan te passen. 

De oplossing van Microsoft

Sjablonen in Microsoft365, een manier om op centrale wijze documentsjablonen aan te bieden! Deze functie bestaat al enige tijd, maar wij merken dat bijna bij geen bedrijf hier bekend mee is. Toch is dit vaak een hele verbetering t.o.v. situaties die we tegenkomenAls je deze functie binnen Microsoft 365 hebt ingericht kunnen alle medewerkers dezelfde sjablonen gebruiken en deze centraal aanpassen en verbeteren!  

Onderstaand laten we je zien hoe dit er uit kan zien. Je ziet een tabje met bijvoorbeeld je bedrijfsnaam waarin vervolgens de organisatiesjablonen worden weergegeven.  

Schermafbeelding 2021-01-28 om 14.42.15Voor deze optie hoeft er geen aanvullende functionaliteit aangeschaft te worden als je gebruikers een Microsoft 365 E3 of E5 licentie hebben. Maar om dit voor jouw organisatie in te stellen is wel iemand nodig met de juiste machtigingen.  Als je wilt weten hoe je dit moet instellen dan verwijs ik je graag naar het volgende Microsoft artikel: Create an organization assets library - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs

Welke problemen los je op?

  • Centrale distributie van Office templates naar alle Microsoft 365 E3/E5 gebruikers.
  • Alle templates op één centrale locatie en makkelijk te onderhouden

Slimme sjablonen in Microsoft office

Sommige situaties vragen echter om meer dan alleen centraal beschikbaar gestelde sjablonen. Bijvoorbeeld automatisch adresgegevens toevoegen in je brieven of blokken met voorgedefinieerde inhoud. Ook dat kan, met verschillende add-ins van 3e partijen. Denk hierbij aan Officeatwork, DocumentaaliWriter/Templify en talloze andere.  

Zelf ben ik al meer dan een jaar tevreden gebruiker van Officeatwork. Deze partij biedt een makkelijk te implementeren oplossing die volledig gebaseerd is op Microsoft 365 en ook integratiemogelijkheden heeft met bijvoorbeeld SharePoint lijsten.  

Het is onder andere mogelijk om NAW-gegevens uit SharePoint lijsten via een wizard toe te voegen in je document.

Selecteer de bron van de velden die je in je documenten wilt tonen & selecteer de placeholder fields:

Schermafbeelding 2021-02-01 om 09.02.17   Schermafbeelding 2021-02-01 om 09.02.24

Selecteer de contactpersoon:

Schermafbeelding 2021-02-01 om 09.08.34

Schermafbeelding 2021-02-01 om 09.08.42 Schermafbeelding 2021-02-01 om 09.10.37

Daarnaast is het mogelijk om templates binnen Microsoft Office, maar ook binnen MS Teams en SharePoint beschikbaar te stellen. Wat voor ons erg belangrijk is, is dat deze partij samenwerkt met onze partners VALO en WorkPoint

Zo krijgen organisaties die gebruik maken van VALO gratis de templatemodule voor SharePoint online beschikbaar.  

Dit kan er als volgt uitzien vanuit je Office applicatie:

Schermafbeelding 2021-01-28 om 14.47.26  Schermafbeelding 2021-01-28 om 14.48.07

Het handige is dat de verschillende functionaliteiten die Officeatwork biedt los toegevoegd kunnen worden aan je omgeving. In totaal zijn er nu de volgende onderdelen beschikbaar: 

  • Template manager voor Office, SharePoint en MS Teams 
  • Icon library voor MS Office 
  • Picture library voor MS Office  

Ten opzichte van andere oplossingen is deze eenvoudig te implementeren en kostentechnisch erg aantrekkelijk! 

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan contact op, wij laten het je graag zien!  

Dit vind je misschien ook leuk

Meer over Productiviteit