Samenwerken in OneDrive

Iris van Sligtenhorst
6-jul-2021 10:00:00

Makkelijk en efficiënt samen kunnen werken met collega's is een cruciaal onderdeel in het uitvoeren van je werk. Het afgelopen jaar hebben we allemaal wel ervaren dat samenwerken ondertussen fundamenteel is veranderd. Daarom heeft Microsoft onderzoek gedaan om te begrijpen hoe jij samenwerkt en hoe je bestanden deelt in OneDrive, zodat ze precies weten waar de meeste toegevoegde waarde ligt voor jou en waarin ze moeten investeren. 

Wat willen eindgebruikers? 

Op basis van het onderzoek zijn dit de onderdelen waar Microsoft mee aan de slag gaat: 

  1. Een eenvoudige manier om koppelingsmachtigingen te wijzigen voor het bekijken, commentaar geven of bewerken van bestanden; 
  2. Naadloos bestanden delen met collega's en externen; 
  3. In 1 oogopslag duidelijk zien wie je toegang geeft tot gedeelde bestanden (noot: veel gebruikers weten niet dat bestanden rechtstreeks gedeeld kunnen worden via de Office-app); 
  4. Word, PowerPoint en Excel bestanden rechtstreeks delen zonder te moeten wisselen van app. 

Wat gaat er veranderen? 

Lopend jaar wil Microsoft gebruiken om OneDrive te verbeteren en feedback te verzamelen, om uiteindelijk de ervaring van het samenwerken naar een hoger niveau te tillen. Dit is wat je kunt verwachten: 

Snelle machtigingen en koppelingsinstellingen  
Wanneer je nu delen selecteert en de naam of het e-mailadres van een ontvanger moet invoeren, hoef je niet langer naar de koppelingsinstellingen te gaan om het machtigingsniveau in te stellen. In plaats daarvan kun je dit selecteren in een dropdown die te vinden is in hetzelfde venster als waar je de naam en het e-mailadres invult.

Daarnaast zijn er link-instellingen toegevoegd aan de dropdown, waar je gemakkelijk machtigingen en koppelingstypen kunt wijzigen. 

GetImageAttachment

Link kopiëren 
Na het instellen van de koppelingsmachtiging kun je de link kopiëren, vervolgens kom je dan in een bevestigingsscherm met de melding dat het kopiëren gelukt is. In dit venster is het straks ook mogelijk om gemakkelijk de koppelingsrechten te wijzigen. Dit zie je door middel van een voettekst in het bevestigingsscherm: 

GetImageAttachment (1)

Gedeeld met & toegang beheren 
Onderin het venster delen staat een lijst waar je in een oogopslag kunt zien wie er allemaal toegang hebben. Als je de lijst selecteert ga je naar de extra instellingen waar je de toegang kunt beheren. 

GetImageAttachment (2)

Daarnaast krijg je bij het beheren van de toegang nu ook de mogelijkheid om bestanden te delen met andere toepassingen zoals Teams, SharePoint en Office. 

GetImageAttachment (2)

Verder kun je bij toegang beheren straks ook rechtstreeks vanuit de lijst personen bekijken. Wanneer je een naam selecteert, krijg je een toegangsoverzicht waarin wordt aangegeven welke toegang deze persoon heeft en je kunt dit hier makkelijk wijzigen. 

GetImageAttachment (4)

Als laatste is het straks mogelijk om in te zoomen op een persoon om exact te kunnen zien tot welke groep de persoon behoort, welke links er gedeeld zijn en welke machtigingen ze hebben voor delen. Je kunt via deze weg ook de toegang tot het bestand intrekken. 

GetImageAttachment (5)

GetImageAttachment (6)

Dropdown menu voor delen 
Wanneer je straks de knop delen selecteert in OneDrive, SharePoint of Teams zie je een menu met alle beschikbare keuzes voor het delen van bestanden of mappen met je teamgenoten.  

  • E-mail: Mail het bestand rechtstreeks naar een of meerdere ontvangers 
  • Koppeling kopiëren: Kopieer een koppeling om deze rechtstreeks te delen met ontvangers 
  • Teams: Deel het bestand rechtstreeks met een team 

GetImageAttachment (7)

We hopen natuurlijk dat deze wijzigingen het samenwerken voor jou straks nog makkelijker maken. Wel zijn de veranderingen afhankelijk van de keuzes/instellingen die een organisatie maakt. 

Benieuwd hoe je de eerste stappen nu al kunt zetten? Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op, of laat je gegevens achter op deze pagina! Spreken we jou binnenkort?