I4-YOU Blog

Populaire toepassingen van Power Apps #1: Slimme checklists

door Willemijn Noordermeer, op 23-apr-2020 16:51:59

Een populaire toepassing van Power Apps is een checklist in app-vorm. Niet gek, want een ‘slimme’, digitale checklist kan je afdeling een boost geven op het gebied van productiviteit, werkplezier en kwaliteit. Omdat er niet altijd een standaard business app voorhanden is, besluiten veel organisaties zelf een app te (laten) maken. Met Power Apps is het maken van een handige checklist in app-vorm relatief eenvoudig.

Het voordeel van een checklist in app-vorm

In veel bedrijfstakken kom je checklists tegen. Maar waarom zou je hiervoor een app willen gebruiken? Voor het antwoord hierop moeten we dieper ingaan op wat een checklist is en wat een app je kan bieden waardoor jij je werk gemakkelijker, beter of sneller kan doen.

Op een checklist staat een overzicht van punten die moeten worden afgehandeld. Het kan zijn dat de lijst een logische volgorde heeft en dat je deze van boven naar onder moet afwerken. In andere gevallen maakt de volgorde niet uit, als je alle punten maar controleert. Dit verschil kun je op papier lastig aangeven en borgen, terwijl het cruciaal kan zijn voor het proces. In een app kun je de juiste volgorde van de punten juist heel goed, automatisch vastleggen. Hierdoor voorkom je fouten.

Er is nog meer wat je kunt verbeteren met een checklist app. Zo kun je bijvoorbeeld vastleggen dat na het invullen van een bepaalde waarde, vervolghandelingen nodig zijn en deze automatisch in gang zetten. Hieronder lees je een praktijkvoorbeeld van hoe een afdeling profiteert van een checklist app, gemaakt met Power Apps.

Zelfgemaakte app met digitale checklist, een voorbeeld uit de praktijk

De oude situatie: zonder app

De afdeling Kwaliteitscontrole in een fabriek werkte voorheen met een checklist in Excel. Bij de controlelijst hoorde een Word-document met de handleiding waarin de handelswijze precies beschreven stond. Voor senior medewerkers was de werkwijze duidelijk, maar het duurde lang voor nieuwe medewerkers ingewerkt waren. Verder was er geen automatische controle ingebouwd, dit deed iedereen zelf. Elke maand was de leidinggevende enkele uren kwijt aan het verwerken van de met de checklist verkregen gegevens, om rapportages voor het bestuur te maken.

Zelf de app bouwen

Vanuit de medewerkers ontstond de behoefte aan een digitale checklist. Geen enkele standaard app sloot aan op de situatie van deze afdeling. Hierop besloot de organisatie dat ze zelf een app wilde (laten) bouwen. De keuze voor Power Apps was snel gemaakt, omdat deze Microsoftapplicatie perfect past in de bestaande Office 365 omgeving van de fabriek. Daarnaast kun je met Power Apps snel werken, waardoor de ontwikkelkosten laag blijven. De afdeling vond het daarnaast prettig dat ze de app op korte termijn konden inzetten.

Uitgangspunt bij het ontwikkelen van de app was de werkwijze op de afdeling en de expertise van de mensen die ermee zouden gaan werken. Ook belangrijk was dat app moest werken op ieder device, zowel op Android als iOs besturingssystemen en dat daarnaast een goede online security gegarandeerd zou zijn.

De nieuwe situatie: met een zelfgebouwde app

De afdeling Kwaliteitscontrole werkt nu een aantal maanden met de nieuwe app. Alle controles verlopen nu via de digitale checklist. Dit zorgt voor meer grip, tijdsbesparing, een hogere kwaliteit en groter werkplezier.

Verandering  Toelichting
1. Grip Na openen van de app volgen de medewerkers stap voor stap de vastgelegde procedures. Zo moeten ze een aantal kwaliteitscontroles in een vaste volgorde doorlopen. Deze stappen liggen vastgelegd: je kunt pas naar stap B, als je stap A hebt afgevinkt. Dit zorgt voor grip.
2. Grip, tijdsbesparing en kwaliteit

De kwaliteitsmedewerker kan bij bepaalde invulvelden, de gemeten waardes invoeren. Bij het invoeren van een afwijkende waarde kleurt het invulveld rood. Op die plekken is naast Power Apps, de applicatie Power Automate (voorheen Flow) gebruikt en zijn slimme functionaliteiten ingebouwd.

Zo worden - na een controlevraag of de waarde werkelijk klopt – automatisch vervolgacties ingezet, zoals het informeren van de juiste persoon. Voorheen moest je deze stappen onthouden, of opzoeken in het Word document. Nu gaan al deze stappen geautomatiseerd.

3. Tijdsbesparing, werkplezier en kwaliteit

Een derde groot verschil met de oude werkwijze is dat de leidinggevende vanuit de app eenvoudig alle gegevens kan ophalen en verwerken in rapportages. Dit kan in slechts enkele stappen.

Voor deze functionaliteit gebruikt de app Microsoft Power BI; een applicatie die speciaal ontwikkeld is voor deze mogelijkheid. De rapportages zijn visueel aantrekkelijker dan voorheen. Daarbij kun je trends en ontwikkelingen nog duidelijker volgen, dan bij de rapportages die de leidinggevende voorheen handmatig maakte.

 

Samenvatting: voordelen van de Power App

Samengevat zijn sinds de invoering van de app, zowel de productiviteit als het werkplezier op de afdeling omhoog gegaan. Ook kunnen nieuwe medewerkers nu sneller dan voorheen zelfstandig worden ingezet, doordat processen duidelijk vastliggen binnen de app. Tot slot is de leidinggevende nu veel minder tijd kwijt aan het maken van rapportages en zijn de nieuwe reportages ook nog eens van een hogere kwaliteit.

Zelf een app maken, of een eigen app láten maken

Je hebt de beslissing genomen dat je met een Power App je checklists wilt automatiseren. Je kunt dan natuurlijk zelf een app maken. Dit kan prima als je op zoek bent naar een eenvoudige basis app. Wil je een meer uitgebreide app met extra slimme functionaliteiten, dan heb je naast Power Apps ook andere applicaties nodig, zoals in het voorbeeld Power BI en Power Automate. In dat geval is het de overweging waard om je app te laten maken door een specialist.

Wil je meer weten over hoe een slimme checklist jouw organisatie een boost kan geven? I4-YOU heeft de kennis en de ervaring in huis en ontwikkelt graag zo’n handige Power App voor je. Start de chat of neem gerust contact op als je hierover van gedachten wilt wisselen.

Onderwerpen:Power Apps