Webinars in Microsoft Teams

Maurits Mes
28-jun-2021 10:00:00

Webinars worden steeds populairder, vooral na het afgelopen jaar kiezen veel organisaties ervoor om een webinar te geven in plaats van een evenement op locatie. Sinds kort heeft Microsoft een nieuwe functionaliteit uitgebracht, genaamd; Webinars.

Registratie- en rapportage mogelijkheden 

Deze nieuwe optie is te vinden in de agenda functionaliteit binnen Microsoft Teams. Daar waar je normaal gesproken een vergadering of Livegebeurtenis aanmaakt, heb je nu ook de mogelijkheid om een Webinar aan te maken: 

Schermafbeelding 2021-06-24 om 08.14.48

 

 

 

 

 

Drie varianten dus; VergaderingenWebinars en Livegebeurtenissen. Je zult misschien denken; Waar gebruik ik nu wat voor? Welke oplossing is het meest geschikt om mijn Webinars mee te organiseren? Ik heb hiervoor een vergelijk gemaakt tussen de geboden opties: 

Schermafbeelding 2021-06-24 om 08.14.57

Het gebruik maken van een vergadering als webinar kan best een optie zijn, wanneer registratie en rapportage niet van belang is. Je hebt namelijk de mogelijkheid om bepaalde functies (camera, audio, delen) voor deelnemers in te perken. 
 
Echter, met de introductie van de Webinar-functie heb je eigenlijk hetzelfde, maar dan inclusief een ingebouwd registratiesysteem en uitgebreide rapportage. Verder zitten er tussen een normale vergadering en een webinar geen verschillen. Je kunt er eigenlijk van spreken dat de webinar functie een vergadering is met voor- en achteraf toevoegingen waardoor het echt webinar-waardig wordt. 
 
De derde in het rijtje: Livegebeurtenissen. Livegebeurtenissen zijn geschikter om in te zetten voor een grotere doelgroep en biedt meer mogelijkheden in de rolverdeling binnen een webinar. Denk hierbij aan een organisatorproducentpresentator en deelnemer. Hier hebben wij ook ruime ervaring mee, waarbij we organisaties ondersteund hebben dit hele proces vorm te geven.

Registratie- en rapportage mogelijkheden 

Het is met het organiseren van een webinar nu mogelijk om de registratie van het webinar vorm direct te doen, via Microsoft Teams. Voorheen was dit niet mogelijk en moest je dit volledig buiten Microsoft Teams faciliteren. Hier werkt dit? Heel simpel: 

Schermafbeelding 2021-06-24 om 08.15.05

Bij het aanmaken van het webinar is er nu de mogelijkheid om de knop ‘Registratieformulier weergeven’ te gebruiken. Zodra je hier op klikt krijg je het volgende scherm te zien:

Schermafbeelding 2021-06-24 om 08.15.22

Vervolgens kun je de informatie invoeren die bij het webinar hoort (1), aangeven wie de (spraakmakende) sprekers zijn (2), kun je de velden zien die vereist zijn (3) én zelf velden toevoegen (4) aan het formulier die nuttig zijn om op te halen bij de deelnemers van het webinar. Ben je hiermee klaar? Dan sla je het formulier op en kan je de registratiekoppeling kopiëren (5) en verzenden naar de deelnemers die je wilt uitnodigen voor het webinar. 

Tijdens het webinar 

Zoals eerder aangegeven biedt de webinar-functie geen extra mogelijkheden ten opzichte van een vergadering. Echter, de ontwikkeling hiervan is de afgelopen periode wel in een stroomversnelling geraakt. Je zult daardoor vast onderdelen terugvinden die je wellicht nog niet kende. Denk aan de mogelijkheid om apps toe te voegen aan een meeting/webinar (zoals Microsoft Forms, zodat je direct ook een enquête of andere informatie kunt ophalen) of de mogelijkheid om een PowerPoint presentatie te delen met de vernieuwde ‘presenter view’. Deze mogelijkheden zorgen ervoor dat het organiseren van een webinar, met inzet van Microsoft Teams, een steeds volwassenere oplossing wordt.

Schermafbeelding 2021-06-24 om 08.15.29

Schermafbeelding 2021-06-24 om 08.15.37

Rapportage

De rapportage richt zijn op de volgende onderdelen; 

  • Aanmeldingen; Hier kun je inzien wie zich hebben aangemeld voor het webinar en welke gegeven daar, via het registratieformulier, zijn vastgelegd. 
  • Aanwezigheid; Hier kun je inzien wie hebben deelgenomen aan het webinar en op welk moment. 
  • Opname; Ook de opname van het webinar kan beschikbaar worden gesteld voor aanmelders die het webinar wellicht toch hebben moeten missen en het zodoende later nog eens terug kunnen kijken. 

Benieuwd naar hoe wij hier in kunnen ondersteunen? Neem contact op via maurits@i4-you.com, zodat we onze ruime ervaring met het organiseren van Webinars óf Livegebeurtenissen met jou kunnen bespreken! 

Dit vind je misschien ook leuk

Meer over Microsoft Teams