I4-YOU Blog

Grip op je data met een Document Management Systeem

door Peter de Graaf, op 6-jul-2020 16:38:15

De hoeveelheid informatie die een gemiddelde organisatie verwerkt en opslaat blijft toenemen. Dit maakt het bewaren van overzicht op data, dossiers of andere informatie voor veel bedrijven een uitdaging, of zelfs een probleem. Document management kan hierbij helpen. In dit blog lees je over hoe je meer grip kunt krijgen op je data met een Document Management Systeem (DMS).

Wat is document management?

Met document management organiseer, beheer en bewaak je op een eenvoudige manier jouw documenten en informatiestromen. Structuur aanbrengen in je data is hier een belangrijk onderdeel van. Door document management is informatie altijd beschikbaar en weten medewerkers waar ze bepaalde informatie kunnen vinden.

Een manier om dit te bewerkstelligen is de inzet van een Document Management Systeem. Deze software faciliteert en automatiseert logische opslag. Dit zorgt voor een persoonsonafhankelijke structuur. Omdat ook de zoekfuncties binnen een Document Management Systeem uitgebreid en eenvoudiger zijn, kun je binnen een Document Management Systeem, documenten eenvoudig terugvinden.

Waarom is document management belangrijk?

Naast dat het prettig en efficiënt werkt als iedereen altijd alle benodigde informatie goed kan terugvinden, voorkom je problemen wanneer je gebruikmaakt van een goed document management systeem. Want wat gebeurt er als organisaties te laat maatregelen nemen voor het structureren van de informatie?

Document crisis

Wanneer de hoeveelheid informatie blijft toenemen en organisaties hier niet op tijd naar handelen raken ze verstrikt in een document crisis. Tijdens een document crisis krijgt een organisatie geen vat op de gehele datastroom. Het is op zijn minst vervelend wanneer je informatie niet kan terugvinden, maar in andere gevallen kan het grote gevolgen hebben.

Ongestructureerde documenten

Het onderliggende probleem van een document crisis is dat binnen een organisatie veel ongestructureerde documenten rondgaan. Ongestructureerde documenten zijn bijvoorbeeld Word-, PDF- en JPG-bestanden, maar ook e-mails. Vaak worden deze opgeslagen op verschillende plaatsen, zoals op een persoonlijke computer, of op verschillende locaties binnen het bedrijfsnetwerk. De organisatie heeft hier geen grip op, wat op zijn minst zorgt voor inefficiënt werken. Vindbaarheid wordt een groot probleem wanneer de hoeveelheid ongestructureerde documenten toeneemt. Het is extra lastig als meer mensen moeten samenwerken binnen een project.

Je voorkomt ongestructureerde documenten binnen je organisatie met een overzichtelijke en gestructureerde documentenstroom. Dit faciliteer je met document management software. De eenvoudige en gestructureerde werkwijze zorgt voor grip op documenten en ondersteunt zaakgericht werken. Dit komt de gehele efficiency van een organisatie ten goede.

Hoe beheer je documenten goed met een Document Management Systeem?

Met een DMS beheer je al je projecten en documentstromen vanuit één omgeving. Door het gebruik van de software faciliteer je een generieke en logische opslag van gegevens. De software automatiseert dit grotendeels, waardoor het geen extra tijd kost op het moment van opslaan.

Gegevensopslag binnen je DMS

Wanneer je een document opslaat binnen een Document Management Systeem, herkent, scant en rubriceert de software het bestand. Ook geeft het DMS het document beschrijvende metadata. Als medewerkers later op zoek zijn naar het opgeslagen document, dan vinden ze deze eenvoudig terug aan de hand van gegevens zoals naam, bron, omschrijving, auteur of categorie. De zoekmogelijkheden gaan verder en werken beter dan bij opslag in mappen en bestanden zonder DMS. De grootste tijdswinst merk je dan ook als je documenten wilt terugvinden.

Je kunt verschillende functionaliteiten toevoegen aan je DMS, zoals het automatisch genereren van dossiernummers, of het sturen van notificaties wanneer iemand wijzigingen heeft aangebracht in een document waarvoor jij verantwoordelijk bent.

Beleid en gebruikersadoptie van document management software

Document management gaat verder dan software. Het is belangrijk dat je ook beleid opzet en toegepast rondom het werken met het DMS. Pas als iedereen binnen de organisatie het DMS daadwerkelijk gebruikt voor de opslag van documenten, voorkom je ongestructureerde data.

De gebruikersadoptie van een DMS neemt toe als het voordeel van gestructureerde data intern voor iedereen duidelijk is. Ook de gebruiksvriendelijkheid van een DMS bepaalt in hoge mate de motivatie en dus de gebruikersadoptie. Ten slotte zijn duidelijke afspraken nodig over het gebruik van de software. Al deze zaken helpen de organisatie bij een soepele overstap op document management software en op die manier aan het structureren van data.

Wat zijn de functies van een Document Management Systeem?

Document management software heeft verschillende belangrijke functies: 

  • Structureren. De software geeft structuur en duidelijkheid. Dit is in de basis de functie van de software.
  • Notificaties instellen. Je kunt ook notificaties instellen zodat je wordt herinnerd aan een bepaalde taak. Dit resulteert in minder fouten en een grotere kans dat gewenste acties op het juiste moment plaatsvinden.
  • Automatiseren. Er zijn acties waarbij het DMS taken uit handen neemt, doordat je deze automatiseert. Zo verwijdert het systeem indien gewenst documenten bij verjaring van privacygevoelige gegevens en kun je automatisch dossiernummers laten toekennen.
  • Zoeken en vinden. Je kunt door de zoekfunctie gegevens en documenten snel en eenvoudig, op verschillende manieren terugvinden. Dit werkt beter en sneller dan in traditionele opslag in mappen, zonder document management software.
  • Versiebeheer. Medewerkers kunnen altijd controleren wanneer iemand iets aangepast heeft in een document. Hierdoor is de actuele status van een document bekend en is iedereen op de hoogte van de stand van zaken. Een versie beheerder kan via een back-up een document in de originele staat terugzetten.
  • Privacy waarborgen. Met een Document Management Systeem kan je toestemming en toegangsrechten inbouwen, zodat het document wel of juist niet zichtbaar is voor bepaalde personen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat medewerkers alleen aan actuele bestanden kunnen werken, of dat onbevoegden bepaalde documenten niet kunnen inzien. Dit is ideaal voor privacygevoelige documenten, zoals contracten of salarisstroken.

Wat zijn de voordelen van een Document Management Systeem?

Een document management systeem heeft verschillende voordelen:

  • Grip op je data
    Door het beheren en structureren van alle informatiestromen, houd je grip op je data en kun je efficiënt werken.
  • Toegankelijke informatie
    Alle documenten staan in dezelfde database. Deze informatie is vanaf iedere locatie en op ieder moment door de bevoegde personen toegankelijk.
  • Kostenbesparing
    Zoeken naar documenten kost tijd en documenten die kwijt zijn kunnen grote gevolgen hebben. Doordat medewerkers effectiever werken bespaar je op arbeidskosten en je voorkomt grotere problemen als je altijd en overal alles kunt terugvinden.
  • Bescherming van papieren gegevens
    Bedrijfsinformatie op papier is zeer gevoelig. Natuurrampen, diefstal en vandalisme kunnen bedrijfsinformatie beschadigen of zelfs compleet vernietigen. Een Document Management Systeem beschermt informatie wanneer je deze ook online opslaat binnen het DMS.
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
    Een Document Management Systeem archiveert en beheert documenten op een veilige manier. Door goed gebruik van het DMS voldoe je aan de wet- en regelgeving. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat enkel geautoriseerde personen een bestand kunnen inzien, of automatiseren dat bepaalde informatie na een wettelijke bewaartermijn wordt verwijderd.
  • Samenwerken
    Door die logische opslag en goede vindbaarheid vereenvoudig je het samenwerken aan documenten.

Document management software met Microsoft Office 365

Voor bedrijven die al hebben gekozen voor Office 365, is het Document Management Systeem WorkPoint een logische keuze. Als onderdeel van Office 365, zorgt dit voor een naadloze integratie. Alle bestanden worden opgeslagen in je eigen SharePoint omgeving waardoor jouw data in eigen beheer blijft. Als Microsoft applicatie voldoet de software aan alle security principes van Microsoft en hiermee aan alle strenge eisen rondom de AVG-wetgeving.

Gebruiksvriendelijk en doelmatig werken

WorkPoint is een gebruiksvriendelijk DMS, waardoor de gebruikersadoptie hoog ligt. Door slimme koppelingen binnen Office 365 beheer je projecten en documentstromen vanuit één omgeving. De software sluit perfect aan op andere applicaties zoals Microsoft Word, Flow, Teams en Outlook. Hierdoor werk je efficiënt en rustiger, omdat je als gebruiker van deze software niet hoeft te schakelen tussen schermen en programma’s.

Vlotte implementatie

Je kunt het DMS van Office 365 snel en eenvoudig (laten) implementeren. Het inrichten hiervan verloopt vlot en soepel. Laat de software zo inregelen dat het perfect past binnen jouw organisatie, zonder dat duur maatwerk nodig is.

 

Leer meer over hoe WorkPoint jouw kan helpen

Meer over WorkPoint

Onderwerpen:WorkPoint

Comments