Tips om SharePoint goed te gebruiken

Peter de Graaf
19-dec-2018 13:52:00

SharePoint
Is SharePoint te veelzijdig?

SharePoint maakt standaard onderdeel uit van Office 365. Toch wordt het lang niet door iedereen gebruikt. Dat is jammer, want SharePoint heeft heel veel te bieden. Misschien is die veelzijdigheid tevens wel het probleem.

Bedenk vooraf wat je wilt

SharePoint kent veel, maar vooral ook heel diverse, toepassingsmogelijkheden. Dit maakt het lastig om de verwachtingen binnen de organisatie op één lijn te krijgen. De naam SharePoint kan namelijk behoorlijk verschillende associaties oproepen. Ik noem er een paar:

  • Intranetoplossing, bijvoorbeeld om nieuws te kunnen verspreiden binnen de organisatie?
  • Document Management Systeem (DMS)
  • Online toegangsportal tot al je documenten
  • Oplossing om documenten te kunnen delen met afdelingen, filialen of externe partijen?
  • Projectmanagementsysteem
  • Case Managementoplossing

Waar moet je beginnen?

Het zal duidelijk zijn dat een en hetzelfde product nooit out-of-the-box voor zoveel verschillende toepassingsgebieden ingezet kan worden. Aanpassing van SharePoint vraagt al snel behoorlijk wat ontwikkeltijd. Dat voorkom je goeddeels door zoveel mogelijk gebruik te maken van bestaande oplossingen.

Gebruik standaard componenten

Echt, bijna alles is al een keer gedaan. Heel veel SharePoint-aanpassingen zijn inmiddels als standaard component beschikbaar. Laten we de bovenstaande toepassingen nog eens als voorbeeld nemen. In alle gevallen is een “prefab-oplossing” beschikbaar.

  • Intranetoplossing : Valo Intranet
  • Document Management Systeem: WorkPoint 365
  • Online toegang tot/delen van documenten: Teams of Valo TeamWork
  • Project Management: WorkPoint 365 of Valo TeamWork
  • Case Management: WorkPoint 365

Natuurlijk, dit zijn maar wat voorbeelden. Kern van de zaak is, dat er vaak al meer standaard beschikbaar is dan je denkt. Pas dus op, dat je het wiel niet onnodig opnieuw laat uitvinden. Met dit soort standaardmodules en -oplossingen, waarbij de meeste zaken al zijn voor-geconfigureerd, kun je namelijk fors besparen op de installatie- en inrichtingskosten. Laat je niet leiden door wat SharePoint allemaal kan, maar door waar de organisatie behoefte aan heeft.

Nog geen reacties

Voel je vrij om te reageren...