Alternatief voor taken in Power Automate: Switch op basis van status

Willemijn Noordermeer
1-aug-2019 8:04:00

Een scenario dat wij veel in de praktijk tegenkomen is het volgen en maken van acties d.m.v. Flow. Zeker bij een situatie waarbij meerdere taken elkaar opvolgen is het van belang om te wachten op de output van deze taak. In Power Automate is dit standaard niet mogelijk, en daarom doen we dit d.m.v. een switch statement op basis van status.

In SharePoint hebben we een lijst aangemaakt met de volgende kolommen:

Kolom: Type:
Taak back office afgehandeld ja/nee
Taak back office afgehandeld door persoon (deze wordt automatisch gevuld door de Flow)
Taak sales afgehandeld ja/nee
Taak sales afgehandeld door persoon (deze wordt automatisch gevuld door de Flow)
Status Tekst (standaard waarde: 'nieuw')


Wat de bedoeling is van de Flow, is dat bij het aanmaken van een item in de lijst er een taak wordt verzonden naar de backoffice. Zodra zij hun taak hebben afgehandeld moet er een taak worden verzonden aan de afdeling Sales. Dit heb ik gerealiseerd door een Flow te maken die start als een item in de lijst toegevoegd of gewijzigd wordt.  Hierna heb ik een schakeloptie (Switch) toegevoegd die op basis van status de verschillende acties uitvoert:

Status Actie in Flow:
Nieuw

e-mail verzenden naar backoffice dat zij een taak moeten voltooien
Status wijzigen naar: in behandeling bij backoffice

In behandeling bij backoffice

Controle of afgehandeld door backoffice ‘ja’ is

Zo ja:

  • e-mail verzenden naar sales dat zij hun taak moeten voltooien
  • Status aanpassen naar: in behandeling bij sales
  • Taak backoffice afgehandeld door aanpassen naar: gewijzigd door

Zo nee:

  • Geen actie
In behandeling bij sales

Controle of afgehandeld door backoffice ‘ja’ is

Zo ja:

  • e-mail verzenden naar de maker van het item dat alle taken zijn afgerond
  • Status aanpassen naar: afgerond
  • Taak sales afgehandeld door aanpassen naar: gewijzigd door

Zo nee:

  • Geen actie
Default Geen actie

 

Tips:

  • Controleer goed de velden in je ‘cases’ in het switch statement; deze moeten exact overeenkomen met de status, als er geen overeenkomsten zijn wordt de default actie uitgevoerd.
  • Bij ‘update item’ staan de ja/nee velden (keuzevelden ook) automatisch op de standaard ingestelde waarde (nee, in ons geval) maak deze leeg zodat die waarden van het item niet overschreven worden.
  • Verplichte velden, moet je vullen. Vul deze met de ingevulde waarde vanuit de trigger.
  • De waarde voor een ja/nee kolom is true of false, deze voeg je toe d.m.v. een ‘Expression’.
  • Geef je actieblokken duidelijke namen zodat in één opslag helder is waar ze voor dienen.

Expression_true

Switch_flow

Verplichte velden invullen

Ook interessant voor jou

These Stories on Power Automate

Nog geen reacties

Voel je vrij om te reageren...