Microsoft Teams - Stroomversnelling door Corona

Maurits Mes
11-jun-2020 15:07:00

In mijn rol als Easy2Meet consultant en adoptiespecialist kom ik vaak bij bedrijven die naast papierloos vergaderen, inzetten op Microsoft Teams. In deze blog neem ik jullie mee in de uitdagingen die ik tijdens Teams-implementaties - waarbij ik mij richt op de gebruikersadoptie ervan - ben tegengekomen.

Microsoft Teams: lof alom!

Een prachtig, nog relatief nieuw, product van Microsoft. Pas twee jaar oud, maar nu al een enorm succes dat zijn weerga niet kent. In het pré-Corona tijdperk kwam ik veel bij klanten die het gebruik van Microsoft Teams al aardig omarmd hadden en waar je aan de reacties merkte dat het de productiviteit, als het gaat om onderlinge communicatie én samenwerking, flink verbeterd had.

Microsoft Teams lof alom!

In mijn rol als Microsoft 365 consultant mocht ik bij onze klanten vaak dit nieuwe platform introduceren. In de meeste gevallen snel overtuigd, soms nog even wikken en wegen, maar echte afhakers waren er zelden. De feedback? Intuïtief, gebruikersvriendelijk, laagdrempelig, tijdbesparend, ef  ficiënt, doelgericht, etc.. Kortom; lof alom!

Microsoft Teams: nu moeten we ineens...

Dit was voorheen, maar er is een duidelijk nieuwe situatie ontstaan. We zijn terecht gekomen in een tijd waarin we geconfronteerd worden met een virus dat enorm inhakt in onze samenleving en samenwerken compleet op z’n kop zet. We worden plots gedwongen vanuit huis te werken én daardoor op afstand te communiceren met familie, maar ook met collegae en klanten. Een vervelende aanleiding, welke geresulteerd heeft in een enorme toename in het gebruik van Microsoft Teams. Maar dat vraagt wel om Microsoft Teams op een juiste wijze te gaan gebruiken!

Maar, hoe dan?

Meer scherm nodigDe combinatie van de ontstane situatie én de snelheid waarmee Microsoft Teams nu wordt uitgerold, brengt een aantal uitdagingen met zich mee. Daarbij gaat het niet zo zeer om het beschikbaar stellen van Microsoft Teams, maar met name in het gebruik ervan.

Training - over beginners, gevorderden en experts.

Graag neem ik je mee in een benadering, waarbij ontzettend snel is geanticipeerd op de ontstane situatie. Daarbij heeft de organisatie geaccepteerd dat wellicht nog niet alle technische vraagstukken volledig waren beantwoord, maar is er wel voor gezorgd dat medewerkers uitleg kregen over een juist en efficiënt gebruik van Microsoft Teams.

De gekozen aanpak, waarbij zeker op een later moment de afronding van de technische vraagstukken wordt gedaan, sprak mij erg aan. De organisatie koos ervoor om verschillende niveaus te definiëren - Beginners, Gevorderden en Experts - en in sneltreinvaart daarop gerichte trainingen te geven (uiteraard via Microsoft Teams). De keuze was om early adopters en managers zo maximaal mogelijk op te leiden met een Experts-training. De rest van de organisatie volgde afhankelijk van het werkgebied en het noodzaak tot gebruik van Microsoft Teams de Beginners- of Gevorderden-training.

Microsoft Teams ExpertOp deze wijze zorgde de organisatie ervoor dat iedereen naar behoefte en niveau precies goed op de hoogte was van Microsoft Teams. Steeds is daarbij de nadruk gelegd op de versnelde uitrol en dat nog niet alles optimaal was, maar dat heeft het succes van de overall adoptie niet in de weg gestaan. Integendeel: het draagvlak is zeer groot en de organisatie excelleert en pakt de vele voordelen van het gebruik van Teams volledig mee.

Wat heb ik eraan?

Waarom is training zo van belang? Nou, dit zit hem in het feit dat Microsoft Teams weliswaar zeer laagdrempelig en intuïtief is in gebruik, maar de impact van een (on)juist gebruik heel hoog kan zijn. Microsoft Teams nodigt uit om er gewoon ‘lekker mee aan de slag te gaan’. Dit hoeft overigens helemaal geen probleem te zijn.

Sterker nog: Hartstikke goed! Maar het vraagt wel om wat afspraken en een goede uitleg. ‘Hoe werkt het?’, ‘Waar moet ik op letten?’, ‘Wat heb ik eraan?’ maar ook ‘Hoe voorkom ik wildgroei en regel ik mijn security?’. Als hier ergens onduidelijkheden liggen, ontstaat frustratie hetgeen voorkomen kan worden. 

Succes is een keuze!

Succes of frustratie, het heeft alles te maken met verwachtingen, inzicht en kennis. Teams biedt veel functionaliteit, maar om het optimaal te gebruiken moet het wel op de juiste wijze worden ingezet, anders ligt frustratie op de loer.

Daarbij wordt Teams continu in hoog tempo doorontwikkeld. Zeker nu de bedrijven veel meer online moeten werken, zet Microsoft veel ontwikkelcapaciteit op Teams in om aan de behoefte te voldoen. Teams zal de komende maanden verrijkt worden met de nodige functionaliteiten, alhoewel het reeds nu al veel biedt. Voor Microsoft is Teams hét nieuwe samenwerkingsplatform en zij ontwikkelt hier in razend tempo op door. Wees gerust: je hoeft zeker niet van de hoed en de rand te weten en alles nog te benutten. Het belangrijkste is dat je het concept begrijpt en een doorkijk hebt op de weg die Microsoft met Teams ingeslagen is.

Ik heb al meerdere inspiratiesessies mogen verzorgen om organisaties hierbij - op weg - te helpen. Het is namelijk niet alleen maar met elkaar chatten of een keer videobellen, maar echt een nieuwe manier van denken en werken. Dát tot een succes te maken is waar wij voor staan!

Dit was deel 1 in een serie van blogs over Teams. Volgende keer wil ik het graag hebben over de communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden in Teams en de uitdagingen hierin.

Nog geen reacties

Voel je vrij om te reageren...