Microsoft Teams - Communiceren en samenwerken

Maurits Mes
23-jun-2020 15:07:09

In mijn vorige blog: Stroomversnelling door Corona heb ik het gehad over de implementatie en ingebruikname van Microsoft Teams. Tijdens deze blog wil ik hier graag verder op doorgaan en met name in de uitdagingen die er zijn in het communicatie- en samenwerkingsdeel in Teams.

Microsoft Teams: het nieuwe Skype?

Ja, absoluut. Sterker nog; Microsoft heeft Skype overgenomen en geïntegreerd in Microsoft Teams. Voor de geoefende gebruikers van Skype herken je zelfs bepaalde knoppen en opbouw van deze tool. Of anders gezegd, er is sprake van Skype in een nieuw jasje.

Van Skype naar Teams

Van een nieuw jasje naar een driedelig pak

Het is echter niet beperkt gebleven tot alleen maar een nieuw jasje. Niet simpelweg een ander kleurtje, dikkere voering en wat aangepaste knopen maar het is veel meer dan dat: het is een zeer fraai driedelig maatpak geworden, inclusief overhemd, das en opgepoetste schoenen! Dus niet alleen maar de functionaliteiten die we al kennen vanuit Skype, maar veel meer zaken die je als gebruiker goed kunt gebruiken.

Teams driedelig pak

Goed nieuws? Jazeker! Maar dáárin ligt wel een potentieel gevaar op de loer.

Teams vs. Chat vs. Vergaderen

Skype kennen we met name van de mogelijkheid om met elkaar te kunnen chatten, videobellen en vergaderingen bij te wonen. Maar een ander element namelijk het werken in teamverband en het delen van bestanden (en het samenwerken daarin) met collega’s zit niet in Skype maar is nieuw in Teams. En dan heb ik het nog niet gehad over de mogelijkheid om (derden) apps te integreren of andere Office365 onderdelen nóg beter te benutten.

Afhankelijk van waar de primaire behoefte om Microsoft Teams te gebruiken ligt, merk ik dat men worstelt met het gebruik van de andere functionaliteiten binnen Teams en op zoek is deze zo optimaal mogelijk te gebruiken.

Wanneer men het beperkt tot één op één chats met collega’s, dan is het nog wel te overzien. Of – zeker in deze tijd – om een Teams vergadering te maken vanuit Outlook, prima! Dit kennen we immers al vanuit Skype. Maar het wordt wat dynamischer zodra de verschillende onderdelen door elkaar heen worden gebruikt. Wat op zichzelf super krachtig is. Maar ook hiervoor geldt: je moet het wel even weten! Afhankelijk van het scenario is overal de meest passende en effectieve werkwijze voor te bedenken.

Blaren

We dragen, zonder dat we het misschien door hebben, een prachtig driedelig pak. De gelakte schoenen hebben we nog lang niet ingelopen, wat mogelijk hardnekkige blaren tot gevolg heeft. En die broek, daar ben je inmiddels allang uitgescheurd... Geen prettig gevoel, lijkt me. Dit is eenvoudig te voorkomen!

Een pijnlijk voorbeeld hiervan kreeg ik door van een kennis, werkzaam bij een grote gemeente. Alle medewerkers binnen de gemeente hadden versneld toegang gekregen tot Microsoft Teams om met name het stuk omtrent communicatie te benutten. Dus een één op één chat met de mogelijkheid hierbij om ad-hoc te kunnen videobellen; super handig!

Echter ontdekte iemand dat er ook een knop ‘team’ aanwezig was en besloot een team aan te maken en daar leden aan toe te voegen. De toegevoegde leden, ook nieuwe gebruikers van Microsoft Teams, hadden niet in de gaten wie er allemaal toegang hadden tot het team en besloten hier allerlei documenten te delen in de hoop dat het de beoogde ontvanger zou bereiken. Wat ook wel het geval was, maar naast diegene, nog voor een groep andere personen waarvoor dit document helemaal niet bestemd was. Uiteindelijk was dit geen al te gevoelig document, maar men realiseerde zich wel dat dit slecht had kunnen uitpakken, met imagoschade en wellicht zelfs een boete van de AP op de koop toe.

Training!

Daarom is training zo van belang. Of het nu een basis-, gevorderden- of expertsessie is, dat maakt niet uit. Dat kost tijd maar loont absoluut! De verloren tijd door missers en ontstane frustratie kost een veelvoud daarvan. Trainingen staan aan de basis van een goede ingebruikname van Microsoft Teams, hoe eenvoudig het ook lijkt!

Een duurzaam driedelig pak op maat

Teams als driedelig pak op maatWij ondersteunen organisaties bij de implementatie van Microsoft Teams en het verzorgen van de trainingen. Samen met mijn collega’s staan wij voor je klaar en zorgen er in samenspraak met IT voor dat jouw pak goed is getailleerd, je de juiste schoenmaat neemt en indien nodig korten we de riem ook nog wat in. Wij helpen je graag met het optimaal inzetten en gebruiken van Teams!

Nog geen reacties

Voel je vrij om te reageren...