Een werkstroom starten vanuit een andere werkstroom

Willemijn Noordermeer
8-aug-2019 8:02:00

Er bestaat in Power Automate (nog) geen actie om een andere Flow te starten. Er is hier wel een andere oplossing voor. 

Voorbeeldscenario:

Er is een SharePoint lijst ‘wijzigingsverzoeken’; hierin kan iedereen binnen de organisatie aangeven of er werkinstructies aangepast moeten worden. 

Als hier een nieuw item wordt toegevoegd wordt er een e-mail verzonden met een taak voor de documenteigenaar om het document aan te passen. Dit zouden we direct in de Flow kunnen inbouwen op het moment dat de aanvraag is goedgekeurd.

Maar, we hebben ook een controlemechanisme ingebouwd. De werkinstructies hebben een standaard geldigheid van een jaar. Daarna moeten ze nagekeken worden en kijken of alles nog up to date is. Dit gebeurt d.m.v. een geplande werkstroom die elk weekend controleert of de documenten nog geldig zijn. Is dit niet het geval, moet er eenzelfde taak naar de document eigenaar als in de eerdere situatie.

Nu zijn er dus twee Flows, met eenzelfde actie als gevolg. Om te voorkomen dat we op twee plaatsen exact dezelfde acties in de Flow opnemen, hebben we het stuk met de taak voor de redacteur in een aparte Flow opgenomen. En deze Flow wordt gestart uit zowel het wijzigingsverzoek, als de wekelijkse controle.

De Flow:

Zoals gezegd, de Flow met de taak voor de documenteigenaar moet als trigger ‘When a HTTP request is received’ hebben Hierin worden twee gegevens opgenomen:

  1. De HTTP Post URL, deze hebben we straks nodig om de Flow te kunnen starten.
  2. Request Body JSON Schema, dit is nodig om de gegevens die vanuit de ene Flow naar de andere worden verstuurd te kunnen lezen.

De gegevens die ik vanuit het wijzigingsverzoek wil meegeven aan de taak voor de redacteur zijn, het documentID om het document ook te kunnen koppelen aan de taak en de omschrijving van de wijziging die is aangegeven door de aanvrager en degene die de wijziging heeft aangevraagd:

taak documenteigenaar Flow

Het JSON Schema ziet er als volgt uit:

{ "type": "object", "properties": { "DocumentID": { "type": "integer" }, "OmschrijvingWijziging": { "type": "string" }, "AangevraagdDoor": { "type": "string" } } }

 

De actie die ik in de Flow van de wijzigingsverzoeken opneem is de volgende:

actie Flow wijzigingsverzoek

Een HTTP actie met de volgende gegevens:
Method: Post
URI: dit is de URL die gegenereerd is in de trigger van de te starten Flow
Body: de gegevens zoals in het JSON Schema opgenomen in de te starten Flow

Als ik nu een item aanmaak in de lijst wijzigingsverzoeken wordt de Flow voor de documenteigenaar gestart waarin een e-mail wordt verzonden met de gegevens die zijn ‘doorgegeven’ vanuit de HTTP action:

e-mail documenteigenaar Flow

Ook interessant voor jou

These Stories on Power Automate

Nog geen reacties

Voel je vrij om te reageren...