Een digitaal sollicitatieproces, hoe doe je dat?

Er wordt in deze tijd een hoop gezegd en geschreven over het Corona-virus en welke uitdagingen dit met zich meebrengt. Niet alleen privé, maar ook in ons professionele leven. Zo worden we geacht zoveel mogelijk thuis en daarmee digitaal te werken. De ene Teams-vergadering volgt de andere op; zo zijn we een groot deel van de dag verbonden met collega’s, zakenrelaties of klanten via ons beeldscherm. Maar wat betekent dit voor het sollicitatieproces? 

Digitaal solliciteren 

Ook in deze tijd staat de zoektocht naar nieuwe medewerkers niet stil, maar dit proces gaat nu net wat anders. Waar sollicitaties voorheen fysiek afgenomen werden, wordt dit nu vaak digitaal gedaan, in ieder geval het eerste contact. En ook hier geldt, je hebt maar 1 kans voor eerste indruk! Dat vraagt om een online proces zo gestroomlijnd en professioneel mogelijk. Het is niet alleen belangrijk dat de sollicitant de beoogde werkgever overtuigd, maar het is ook het visitekaartje van de organisatie naar de buitenwereld. 

De oude situatie

In de oude situatie zag het sollicitatieproces bij deze klant er als volgt uit: 

• Kort telefonisch interview en uitnodiging voor gesprek; 
• Eerste fysieke afspraak (het sollicitatiegesprek); 
• Tweede fysieke afspraak (vervolggesprek);  
• Derde fysieke afspraak (bespreking arbeidsvoorwaarden). 

De nieuwe situatie

In de nieuwe situatie ziet het sollicitatieproces er als volgt uit: 

• Kort telefonisch interview en uitnodiging voor gesprek; 
• Eerste digitale afspraak (het sollicitatiegesprek); 
• Tweede digitale afspraak (vervolggesprek);  
• Eerste fysieke afspraak (bespreking arbeidsvoorwaarden). 

Microsoft Teams

Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. We hebben daarom tijdens het project gebruik gemaakt van een standaard format, om zeker te weten dat alles goed en efficiënt verloopt. Om de verbinding tussen de sollicitant en de beoogde werkgever tot stand te brengen, hebben we gebruik gemaakt van Microsoft Teams en wel op de volgende wijze: 

1. Maak een nieuwe vergadering in Microsoft Teams 
2. Gebruik een standaard titel met een heldere opbouw; 
3. Kies vervolgens de genodigden voor de vergadering, let hierbij op dat de sollicitant een externe partij is; 
4. Geef de tijd en duur van de afspraak aan; 
5. Een toelichting is niet verplicht, maar wel zo vriendelijk natuurlijk; 
6. De afspraak is nu gereed om te versturen. 

Tips & trics

Los van het organisatorische element is het ook belangrijk dat je beschikt over juiste en goed werkende apparatuur. En zorg ervoor dat je tijdens het gesprek een goede lichaamshouding aanneemt, want je bent immers volledig in beeld. Nog wat tips: 

Tip 1: Gebruik een desktop (PC) 
Een desktop nodigt namelijk uit om een natuurlijke en comfortabele houding aan te nemen. Betekent wel dat je aanvullende hardware nodig hebt zoals een webcam en microfoon. Voordeel is dat de kwaliteit van de camera en microfoon beter zijn dan die in de laptop ingebouwd zit. 

Tip 2: Heb je een laptop? Gebruik dan een standaard 
Een laptop is een prima keuze, maar zorg dan voor een standaard. In tegenstelling tot een desktop (PC) zorgt een laptop namelijk voor een onnatuurlijke houding. Vaak zit je achter de laptop met een voorovergebogen houding en kijk je als het ware neer op je gesprekspartner. 

Tip 3: Gebruik geen tablet of telefoon 
Een tablet of telefoon geeft een onprofessioneel beeld en een verkeerde houding achter het scherm, daarom raden we dit altijd af. Wel kun je dit oplossen met randapparatuur zoals standaarden en externe toetsenbord bijvoorbeeld, maar vaak zorgt dit nog niet voor de perfecte opstelling. 

Tip 4: Meerdere personen in een ruimte? Gebruik een speaker 
Wil je graag met meerdere mensen in een ruimte de sollicitatie doen? Dan kun je ervoor kiezen om iedereen op zijn eigen apparaat te laten deelnemen, maar dat zorgt vaak voor galm en slecht geluid. Om te zorgen dat de onderlinge afstand gehandhaafd kan worden, maar iedereen zich wel verstaanbaar kan maken is dan een speaker/microfoon combinatie de perfecte oplossing.

Hulp nodig bij het opzetten en optimaal inregelen van Digitaal Solliciteren? Neem dan contact met ons op. Wil je niet alleen het sollicitatieproces maar ook de onboarding van medewerkers online doen? Meld je dan aan voor onze webinar 'onboarding employees in the digital age' zien we je daar?