Slim documenten beheren rondom projecten, wat levert het jou op?

Iris van Sligtenhorst
31-mrt-2021 10:52:09

Je kent het wel, het zoeken naar documenten lijkt soms wel op het zoeken naar een speld in een hooiberg. Om het dan maar niet te hebben over het toevoegen van e-mails op de juiste plek en het kunnen oproepen van actuele projectenHet kost enorm veel tijd en geeft nogal wat stress, terwijl dat helemaal niet nodig is! Maar hoe dan? Er zijn slimme manieren om rondom projecten (of zaken) documenten te beheren en dat levert je nogal wat op!

Help, ik ben het overzicht kwijt

Een project in goede banen leiden kan een grote uitdaging zijn, vooral als er veel mensen bij een project betrokken zijn. Want wie slaat waar welke bestanden op? Gebruikt iedereen wel de juiste versie van een document en hoe kan ik de voortgang van het project bijhouden? Kortom, overzicht houden is zo gemakkelijk nog niet. Gelukkig hebben wij de oplossing voor je!

Een goed begin is het halve werk

Tijdens een project wil je in control zijn en altijd overzicht hebben, maar je wilt ook dat de rest van je team op een makkelijke en prettige manier kan samenwerken. We laten daarom graag zien wat slim & efficiënt documenten beheren jou en je team oplevert: 

1. Verbeteren van vindbaarheid van projectdocumentatie 

Documenten en e-mails opslaan kan op heel veel plaatsen; in je mailbox, op je laptop en noem zo maar op. Niemand weet op die manier waar welke documenten precies zijn opgeslagen en het vinden van het juiste document blijkt dan erg lastig en tijdrovend. Met een documentmanagementsysteem staan al je documenten opgeslagen op een centrale plek, gemakkelijk te herkennen op auteur, inhoud of status. Daarnaast is het mogelijk om geavanceerd te zoeken naar documenten op bijvoorbeeld documenttype, naam etc. 

2. Versiebeheer
Het gebeurt vaak dat mensen tegelijkertijd werken in een document en er heel wat aanpassingen gedaan worden voordat er een definitieve eindversie is. Dit kan voor veel onduidelijkheid zorgen, vooral als je niet kunt zien wie wat op welk moment gewijzigd heeft. Daarnaast kan het zijn dat je een nieuwe versie over een oude versie heen opslaat
(of zelfs omgekeerd) en er daardoor wellicht belangrijke informatie verloren gaat. Dat wil je niet! 

Een documentmanagementsysteem geeft gebruikers de mogelijkheid om actuele versies met vorige versies te vergelijken, maar ook om documenten te herstellen door ze terug te zetten naar de vorige versie. Daarnaast is het superhandig dat je met versiebeheer kunt nagaan of er wijzigingen gedaan zijn, wanneer dat is geweest en wie dat heeft gedaan. Wil je tegelijkertijd in een document werken? Geen probleem, je kunt zelfs realtime samenwerken in een document. 

3. Werken met documentsjablonen 

Je herkent het vast wel, documenten met allemaal een verschillende opmaak. Dat maakt het er niet overzichtelijker op. Eigenlijk wil je dat iedereen documenten kan aanmaken in dezelfde stijl. In het documentmanagementsysteem kun je centraal sjablonen opmaken, zodat documenten een eenduidige opmaak krijgen. Hoe dit in zijn werk gaat? Daar kan Huibert je in deze blog meer over vertellen.

Dit is nog niet alles, er zijn nog zoveel voordelen meer aan een documentmanagementsysteem. Ben je nog niet overtuigd of wil je graag weten wat het jou nog meer oplevert? Meld je dan aan voor ons webinar op donderdag 15 april en onze experts Petra en Huibert nemen je mee in dit hele proces! Zien we je daar?