Delen in Microsoft Teams

Maurits Mes
20-apr-2021 9:44:47

Je kent het wel, je werkt samen aan een project en deelt via de mail documenten met elkaar. Het lijkt handig, maar dat is het niet altijd. Want als je iets terug wil zoeken ben je ellenlang aan het scrollen door je mail, laat staan het vinden van de juiste versie van een document. Natuurlijk is Outlook nog geen verleden tijd, maar er zijn wel manieren die het samenwerken een stuk makkelijker maken. Hoe pak je dit nu slim aan? 

Samenwerken in Microsoft Teams 

Binnen Microsoft Teams is er een mogelijkheid om volledig samen te werken met je team aan bestanden en te chatten met collega’s of in teamverband. Mogelijkheden die organisaties nog niet altijd kennen, maar die wel enorm krachtig zijn! 

In Microsoft Teams staat het ‘gesprek gedreven’ samenwerken aan bestanden centraal. Zo kun je op een eenvoudige manier een chatconversatie opbouwen met je team rondom een bepaald bestand. Daarmee is Microsoft Teams eigenlijk hét alternatief voor het ‘ouderwets’ heen en weer mailen via Outlook. 

Outlook verleden tijd? 

Zeker niet! Je wil natuurlijk nog wel kunnen communiceren met externen die geen gebruik maken van Microsoft Teams of waarbij dat vanuit IT-beleid (nog) niet is toegestaan. 

Microsoft Teams en Outlook 

Twee zeer populaire oplossingen waarbij het in praktische zin met elkaar integreert, maar ook weer niet. Voorlopig is het dus nog geen optie om afscheid te nemen van Outlook. Gelukkig integreren Outlook en Microsoft Teams met elkaarWat mij betreft zit het communicatiedeel wel goed. Zo kun je jouw Outlookagenda raadplegen in Teams en daar vandaan ook eenvoudig vergaderingen plannen en deelnemen. Visa versa kan dit ook in Outlook. 

Wellicht nog niet helemaal optimaal, maar gelukkig zie je dat de integratie tussen deze twee steeds beter wordt. Microsoft heeft sinds kort namelijk een nieuwe functionaliteit geïntroduceerd: ‘Delen in Teams’. Graag leg ik je uit hoe dit werkt: 

Delen in Teams 

Deze knop kun je vinden in het lint, zodra je in je inbox van Outlook aanwezig bent. De knop suggereert al ongeveer wat het doet, maar toch goed om dit nog even toe te lichten. Met deze knop heb je de mogelijkheid om jouw geselecteerde of openstaande email te delen in Microsoft Teams. Hierbij kun je ervoor kiezen om jouw email te delen via een 1:1 chatbericht met een collega, een groep óf in een kanaal van een team. Waarbij je ook kunt aangeven om de bijlages daarin op te nemen. Superhandig!

Hoe werkt het?

1. Kies voor Delen in TeamsSchermafbeelding 2021-04-20 om 09.29.06

2. Kies vervolgens de persoon, de groep of het kanaal en geef aan of de bijlages opgenomen moeten worden en kies voor Delen. Schermafbeelding 2021-04-20 om 09.30.34

3. Het getoonde resultaat: In dit voorbeeld in een 1:1 chat met een collega waarbij we de betreffende email direct even kort besproken hebben.Schermafbeelding 2021-04-20 om 09.31.35

Op deze manier kun je eenvoudig emailcorrespondentie, die je met een klant hebt gevoerd, intern bespreken. Een mooie nieuwe handigheid, waaruit blijkt dat de integratie wat betreft email en bestanden de aandacht heeft die het verdiend.  

Bestanden opslaan zonder het emailbericht? 

Bijlages vanuit de email kun je ook eenvoudig naar jouw chat- of kanaalgesprek slepen. Handig als de email zelf niet noodzakelijk is! 

Waar worden de emails en bestanden opgeslagen? 

Wanneer je de email deelt in een 1:1 chat worden de emails en de bestanden opgeslagen op jouw OneDrive in de map chatbestanden van Microsoft Teams. Deel je de email in een kanaal dan worden de bestanden opgeslagen in het tabblad bestanden van het betreffende kanaal in de map Email Messages. 

Wil je nog makkelijker samenwerken of meer mogelijkheden ontdekken in Microsoft Teams? Neem gerust contact op, ik help je graag op weg!

Dit vind je misschien ook leuk

Meer over Microsoft Teams