Data migreren, hoe doen we dat?

Willemijn Noordermeer
19-aug-2021 10:00:00

Mijn eerste project bij I4-YOU was een migratieproject en ook nu ben ik bezig met een migratie van data naar SharePoint Online. Waar het 5 jaar geleden een migratie was van SharePoint 2007 naar SharePoint 2013 is het nu een migratie van Google Drive naar SharePoint Online. En in die vijf jaar zijn er ook nog diverse andere varianten geweest.

Data migreren, hoe pak je dat aan?

Of althans, hoe pakken wij dat voor je aan? Dit kan je grofweg verdelen in de volgende stappen:

  • Inventarisatie van de data (hoeveel data hebben we en waar moet het heen?)
  • De juiste tool kiezen
  • Planning
  • Migratie
  • Controle
  • Klaar voor gebruik!

Inventarisatie

Het is belangrijk om te weten om hoeveel data het gaat, waar het vandaan komt en waar het naartoe moet voordat je een tool kunt kiezen, een planning kunt maken en dus ook echt van start kan gaan. Waar de data vandaan komt en waar het naartoe gaat, dat is aan het begin van een project vaak wel duidelijk. Maar om hoeveel data het gaat vaak nog niet. Daarom maken we een inventarisatie van de hoeveelheid data; hierbij wordt inzichtelijk om hoeveel bestanden het gaat en hoe groot deze zijn. Het overzicht wordt d.m.v. een PowerBI geanalyseerd en op basis hiervan worden vervolgplannen gemaakt.

De juiste tool kiezen

Er zijn verschillende tools op de markt om data te migreren naar SharePoint Online. De keuze is vooral afhankelijk van de hoeveelheid data die je wil migreren, waar de data vandaan komt en hoe de structuur in SharePoint is opgezet. Voor nu kort de volgende vier tools:

1. Sharegate
Pluspunten:
+ Sharegate is een krachtige tool om data te migreren naar SharePoint Online, er zijn verschillende configuratiemogelijkheden en er is versiegeschiedenis die net als auteur en de verschillende metadata wordt meegenomen.

+ Er zijn verschillende rapportagemogelijkheden binnen Sharegate waarmee je voorafgaand en na de migratie de bron- en doelomgeving kunt scannen op eventuele fouten en uitdagingen (bijvoorbeeld uitgecheckte bestanden). Of achteraf kunt controleren of alle data overgezet is.

+ Er is een Powershellmodule beschikbaar voor Sharegate, hiermee kun je eenvoudig de terugkomende en opvolgende acties voor migratie en controles uitvoeren en monitoren, dit scheelt veel tijd als je grotere migraties hebt.

+ Van elke migratie wordt een uitgebreid rapport gemaakt, die je kunt exporteren naar Excel zodat je eenvoudig de eventuele errors kunt vinden.

+ Zowel lijsten als bibliotheken kunnen eenvoudig worden gemigreerd.

+ Incrementele migraties zijn eenvoudig in te stellen, waarbij alleen nieuwe documenten of versies worden gekopieerd.

Minpunten:
- Sharegate is een betaalde oplossing en voor migraties van kleinere omvang kan dit best prijzig zijn. Dan is het verstandiger om een andere tool te kiezen.

- Het is niet mogelijk om data te migreren van Google Shared Drives.

- Sharegate desktop kan maar door één gebruiker tegelijk gebruikt worden.

2. Mover van Microsoft
Pluspunten:
+ Mover is een gratis tool, inmiddels geïntegreerd met het Microsoft 365 Admin portal waarmee je eenvoudig naar Microsoft 365 kunt migreren.

+ Voor je migratie kun je de bronomgeving scannen waarbij je direct een inventarisatie krijgt van eventuele uitdagingen en de grootte van de verschillende onderdelen.

+ Het is mogelijk om data van Google Shared Drive naar Microsoft 365 te migreren.

+ Mover kan door meerdere personen/accounts tegelijkertijd gebruikt worden omdat het geïnstalleerd wordt als app binnen je Microsoft 365 tenant.

+ Deltamigraties om de gegevens up to date te houden kunnen worden ingepland waarop automatisch een incrementele migratie wordt gestart op het aanegeven tijdstip.

Minpunten:
- Er is een Powershell module beschikbaar, maar (helaas) alleen voor M365 naar M365 migraties. Dus juist niet als je bijvoorbeeld vanaf Google Drive migreert.

- Er zijn minder configuratie- en rapportagemogelijkheden dan bij Sharegate, bijv. het 'mappen' van metadata.

- Datamigraties van SharePoint on premises kunnen niet worden gedaan met Mover.

3. SharePoint Migration Tool (SPMT)
Pluspunten:
+ SPMT is een gratis tool waarmee je SharePoint on premises bestanden of bestanden van een fileserver kunt migreren naar SharePoint of OneDrive.

+ Incrementele migraties zijn eenvoudig te starten, de tool zorgt ervoor dat alleen nieuwe bestanden of versies worden gekopieerd. Deze kunnen ook worden ingepland zodat deze automatisch start.

+ Het is mogelijk om van tevoren een scan te maken van de omgeving zodat je weet welke uitdagingen tijdens migratie kunnen optreden.

Minpunten:
- Datamigraties vanaf SharePoint Online kunnen niet worden gedaan met SPMT. Enkel fileservers of SharePoint on premise.

- Er zijn minder configuratie- en rapportagemogelijkheden dan bij Sharegate.

4. (PnP) PowerShell
Pluspunten:
+ Met name voor kleinere dataverhuizingen een prima gratis alternatief voor één van bovenstaande tools.

+ Datamigraties vanaf een fileserver zijn ook mogelijk.

Minpunten:
- Het kan tijdsintensief zijn om de scripts te schrijven, waar je bij de eerder genoemde tools via de user interface de migraties kunt starten.

- Versiebeheer meenemen is niet standaard en kost veel extra werk & tijd.

- Alle rapportages voor- en achteraf moeten zelf samengesteld worden d.m.v. scripting.

- Een incrementele migratie is niet standaard en zal handmatig moeten worden opgezet om te controleren of het bestand al bestaat of er een nieuwere versie van bestaat.

Planning

Als we dan weten om hoeveel data het gaat, we een tool hebben gekozen en we weten waar de data naartoe moet, kunnen we de migratie gaan plannen. Vaak beginnen we met één of enkele kleinere ‘batches’ met sites of mappen of libraries om te testen of alles werkt zoals verwacht. Als deze succesvol zijn afgerond kunnen we de overige onderdelen verdelen. Als het een totaal nieuwe Microsoft 365 omgeving is die nog niet gebruikt wordt kunnen we de hele dag door migreren. Vaak als een tenant al in gebruik is kiezen we voor om dit ’s nachts of in het weekend te doen dit om de kans op vertraging op de omgeving voor gebruikers te voorkomen.

Migratie

Dan kan het echte werk, beginnen. Allereerst moeten de verschillende doellocaties aangemaakt worden, bijvoorbeeld een SharePoint site, een specifieke bibliotheek, lijst of map. D.m.v. de gekozen tool wordt alle data verhuisd naar de nieuwe omgeving. Gedurende de migratie houden we bij wat de gemiddelde snelheid van de migraties is en stellen we de planning continu bij.

Controle

Als de migratie is voltooid is het tijd om de rapportages te controleren. Veel voorkomende ‘errors’ zijn bestanden die uitgecheckt zijn in de bronomgeving. Deze kunnen niet gemigreerd worden maar de laatst ingecheckte versie wordt dan overgezet. Een ander voorbeeld zijn InfoPath-formulieren, Google Forms of bestanden groter dan 15Gb.

Naast de errorrapportages maken we ook altijd een overzicht van het aantal bestanden op de bronlocatie en het aantal bestanden op de doellocatie.

klaar voor gebruik

Als alle bestanden over zijn en de controles zijn voltooid, is de omgeving klaar voor gebruik! Uiteraard met de juiste gebruikersadoptie zodat iedereen de nieuwe omgeving met veel plezier kan gebruiken. Hierbij kunnen wij je ook helpen, benieuwd naar de mogelijkheden zie hier.
 

Hulp nodig met de migratie van jouw data? Ik sta klaar om je te helpen, neem gerust contact op voor de mogelijkheden! Spreken we elkaar binnenkort?