Vijf tips voor een betrokken community op afstand

Marion Poll (Royal BAM Group) | Gastblog
14-sep-2021 10:39:21

Hoe creëer je een betrokken en verbonden team van collega’s die elkaar nog nooit hebben ontmoet?

Deze uitdaging is sinds de coronapandemie voor een groeiende groep professionals aan de orde van de dag. Ik werk sinds 2019 met een team van communicatieprofessionals uit heel Europa, waarvan ik een deel nooit persoonlijk heb ontmoet. De community werd in het leven geroepen na de uitrol van ons nieuwe intranet, waarbij wij als communicatiecollega’s uit alle verschillende bedrijven van BAM bij elkaar werden gezet om samen ons intranet te beheren. Vastbesloten om deze community tot een succes te maken, dompelde ik mij onder in webinars, nieuwsbrieven, blogs en adviezen van collega’s. Graag deel ik mijn top vijf aan tips met jullie voor het creëren van een betrokken community op afstand.

1) Investeer in de voorbereiding van digitale vergaderingen

Een goed begin, is nog steeds het halve werk. Een digitale vergadering vereist simpelweg dezelfde voorbereiding als een persoonlijk bijeenkomst. Begin met een heldere agenda en deel deze van tevoren met de collega’s, zodat ze punten kunnen aandragen voor de bespreking. Geef per agendapunt ook een spreker aan die het punt zal behandelen, zodat je collega’s weten wat er van ze wordt verwacht. Collega’s een actieve rol geven in de vergadering voorkomt eentonigheid en creëert meer verantwoordelijkheid en betrokkenheidsgevoel bij de deelnemers.

MS Teams:
Binnen BAM vergaderen we met MS Teams. MS Teams heeft een handige feature waarbij een collega digitaal de hand op kan steken en om een spreekbeurt kan vragen. Het klinkt wat kinderlijk, maar met het gebruik van de digitale hand, houd je overzicht en wordt er niet door elkaar gesproken.

Nooit meer notuleren!:
Neem je vergadering op, zodat verhinderde deelnemers op ieder gewenst moment de vergadering kunnen terugkijken. Deze opnamen zijn bovendien perfect voor de archivering en vastlegging van de gemaakte afspraken.

Verbinding:
MS Teams is het communicatiemiddel dat onze community verbindt. Ik gebruik het dagelijks voor het delen van nieuwsartikelen, ontwikkelingen, statistieken, vraagbaak, maar ook voor leuke (persoonlijke) mededelingen. Ieder onderwerp staat in een apart kanaal, zodat het overzichtelijk blijft.

2) Kies je ambassadeurs in het veranderingsproces

Het implementeren van ons intranet was het eerste wereldwijde project van BAM om de bedrijfswaarden (zie kader) een sterke stimulans te geven. De eerste zijn, heeft voordelen, maar het is niet altijd makkelijk om alle betrokkenen op dezelfde lijn te krijgen. Bij verandering, hoort nu eenmaal weerstand. Wat ik vooral heb geleerd uit gesprekken met ervaren collega’s is dat het loont om te zoeken naar bondgenoten (ambassadeurs). Collega’s die verandering omarmen en, net als jij, het positieve resultaat zien. Neem deze ambassadeurs mee in iedere stap van het veranderingsproces, zodat zij je kunnen helpen met het ombuigen van de groep die weerstand geeft. Door te focussen op het positieve einddoel, de samenwerking aan te gaan en vooral transparant en eerlijk te communiceren, zullen uiteindelijk alle betrokkenen de verandering accepteren. Volhouden dus!

Over Koninklijke BAM Groep:
Koninklijke BAM Groep nv is een bouwconcern met tien werkmaatschappijen in Nederland, België, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Duitsland. BAM telt circa 18.000 medewerkers.

De visie en unieke cultuur van BAM worden ondersteund door vier waarden die leidend zijn voor de medewerkers van de organisatie. Deze waarden zijn: voorspelbare prestaties, schaalbaar leren, proactief verantwoordelijkheid nemen en open samenwerking.

In lijn met deze waarden is in 2018 in samenwerking met I4-YOU en Blue Meteorite het Valo intranet wereldwijd binnen de BAM Groep geïmplementeerd. Alle werkmaatschappijen werken inmiddels op hetzelfde intranet en het beheer wordt uitgevoerd door een overkoepelende community van communicatieprofessionals uit heel Europa.

3) Zorg goed voor je community

Zorgen voor je community heeft allereerst te maken met respect voor elkaar. Zorgen dat je een stabiele omgeving biedt waarin iedereen zich veilig voelt hun verhaal te delen en zichzelf te zijn. Tijdens de verschillende lockdowns, organiseerde ik digitale meetings voor diegenen die behoefte hadden aan een gesprek. Binnen het team ontstonden leuke initiatieven, zoals het organiseren van quizzen of een vragenspel. Het bracht ons op afstand toch dichter bij elkaar. Het is dus niet alleen leuk, maar ook nuttig om eens in de zoveel tijd een meeting te organiseren met een non-werk gerelateerde insteek; het doen van een quiz, het vieren van een succes met een online borrel of elkaar vragen stellen aan de hand van een bepaald onderwerp of kaartjes.

4) Bied structuur en heldere instructies

Mijn collega’s in de community doen het intranetbeheer naast hun andere werkzaamheden en daarom ben ik verantwoordelijk voor het optimaal faciliteren van mijn collega’s in de bedrijven, zodat zij soepel hun werk kunnen doen. In onze SharePoint omgeving staan bijvoorbeeld trainingsmaterialen voor het werken met ons intranet, maar ook de meest gestelde vragen in de vorm van korte instructies. De meeste instructies zijn ook voorzien van een video-tutorial, zodat collega’s zelf eenvoudig aan de slag kunnen en niet voor iedere vraag aan de bel hoeven te trekken. Ook werk ik zelf aan nieuwsartikelen die organisatie breed relevant zijn om te delen, zodat ik kan ondersteunen in het leveren van een regelmatige contentflow. Kortom maak het collega’s makkelijk en nuttig om de community te volgen.

5) Blijf verbonden (en positief!)

Soms is het door de dagelijkse drukte erg verleidelijk om een bijeenkomst te skippen. Vooral als er in jouw opinie weinig agendapunten te bespreken zijn. Neem van mij aan: Er is altijd wat te bespreken. Onze community heeft wekelijks een meeting van dertig minuten waarin we naast de vaste agendapunten delen wat ons bezighoudt. Informatie delen zorgt voor spontane samenwerkingen en kennisuitwisseling tussen de verschillende bedrijven. Waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden? De verbondenheid heeft een sterke nut-factor gecreëerd binnen onze community. Collega’s zijn steeds enthousiaster om aan te schuiven zodra het iets oplevert. Overigens kan het delen van frustratie ook erg lekker zijn. Vooral als je deze frustraties samen kan ombuigen naar iets positiefs!

Over Marion Poll:
Marion is Global editor-in-chief bij Koninklijke BAM Groep. Ze werkt sinds oktober 2019 voor BAM en is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de contentstrategie van BAM’s wereldwijde intranet. Marion heeft brede ervaring als communicatieprofessional, schrijver, journalist en docent.